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En un momento en que cada euro del presupuesto está en entredicho, parece que dedicar tiempo y dinero para analizar, estudiar, planificar y organizar, puede quedar un tanto alejado del concepto de productividad  y de retorno a corto plazo que algunas organizaciones están exigiendo a sus empleados.

La paradoja de este planteamiento es obvia; la pretendida economía de subsistencia y el hecho de no invertir en la generación de mejoras que permitan hacer un mejor uso de los recursos, es en muchos casos, la puntilla definitiva para hundir a la organización en niveles todavía más bajos de productividad y en un menor nivel de competitividad de puertas afuera.

Se trata de un circuito cerrado donde el foco en la producción, la productividad y mantener a raya los costes de estructura,  son paradójicamente la causa de que no se destinen recursos a su optimización y mejora, lo que en la práctica resulta un lastre para avanzar especialmente si los demás están en permanente movimiento.

Una de las iniciativas tecnológicas donde esto ocurre es en los proyectos de Modernización del Puesto de Trabajo donde el hecho de analizar globalmente las necesidades de todos los usuarios del Sistema de Información es más que recomendable si queremos ser capaces de generar economías y mejoras en la productividad pero donde muchas empresas ignoran esta oportunidad centrándose casi exclusivamente en la renovación de la plataforma.

Centrarse en el aspecto tecnológico, relegando o incluso obviando la parte funcional, es una oportunidad perdida y trae como resultado dos tipos de desajuste: el sobre-licenciamiento por un lado y la falta de herramientas en determinados colectivos de usuarios por otro, sin que la  “modernización” haya supuesto una mejora cualitativa para los usuarios más allá de un mayor rendimiento de las aplicaciones y estaciones de trabajo.

Tanto el sobre-licenciamiento como el déficit de herramientas, suponen un impacto económico medible que debe ponerse encima de la mesa en el momento de analizar la conveniencia de acometer este tipo de proyectos en términos de ROI alcanzable. No hacer el estudio inicial de las necesidades supone, por tanto, desestimar uno de los más potentes argumentos para decidir a favor de su ejecución; la optimización de recursos de IT.

La optimización de dichos recursos, se traduce en la optimización del despliegue, la gestión del software, la formación, el soporte, los medios de acceso y las estaciones de trabajo.

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Persona Analysis.

Tomemos como ejemplo el caso de un Hospital General; en el que los diferentes perfiles existentes;  Directivos, Facultativos, Personal Administrativo, etc… comparten un espacio físico común donde confluyen servicios de Hostelería y toda su problemática asociada (gestión de habitaciones, TV, telefonía, comunicaciones, restauración, lavandería, limpieza, etc…), las funciones propias de la Gestión, (economía y finanzas, compras, servicios generales, comunicación, informática, etc….) y las funciones propias de la práctica de la medicina; (personal facultativo, enfermeras, personal técnico, etc…) con las respectivas especialidades médicas que en la práctica son microempresas con necesidades de gestión y equipamiento totalmente ad-hoc. Pretender que todos los colectivos mencionados necesitan lo mismo para realizar su trabajo, aparte de no ser cierto, constituye un ejercicio de simplificación con el resultado de un incremento del TCO comportando gastos innecesarios y desajustes en la relación persona-función-recurso informático.

Se trata por tanto, de una magnífica oportunidad para comprobar si nuestra organización necesita realmente todos estos medios puestos a su alcance o si por el contrario vamos algo sobrados en software, estaciones, servicios, etc., sin que ese exceso de capacidad se note lo más mínimo en nuestro nivel de confort, excepto en la cuenta de resultados donde tendremos unos activos que no se han llegado a utilizar jamás pero que hemos pagado y seguimos manteniendo mes a mes.

Tanto si se trata de un proyecto de modernización del puesto de trabajo como si hablamos de un proyecto de externalización del soporte de usuarios, durante el Persona Analysis se determinan las necesidades de cada uno de los colectivos identificados de antemano partiendo para ello del conjunto de tareas que realiza, del nivel de idoneidad de las herramientas puesta a su disposición, así como sobre su nivel de uso, especificando para cada perfil de usuario:

-Nivel de disponibilidad de las infraestructuras.

-Necesidades de Movilidad.

-Nivel de privacidad y seguridad de la información.

-Nivel del Servicio de Soporte.

-Nivel de acceso a aplicaciones corporativas, departamentales o herramientas de colaboración.

-Medios de Impresión.

A través del desglose de cada uno de estos cinco ejes al máximo nivel de detalle, se obtiene un completo inventario de necesidades, en el que no debería haber ningún producto o servicio TI que no se vea reflejado en la foto global de necesidades  y como consecuencia, el ejercicio de comparar lo que se tiene con lo que realmente se necesita es automático y a la vez exhaustivo.

Si esta Vd. considerando la posibilidad de plantear una “modernización” del puesto de trabajo, es el momento de ser ambicioso y no quedarse en la simple renovación.

En Seidor le podemos ayudar a determinar que necesitan sus diversos colectivos, definiendo un completo conjunto de alternativas considerando los tres elementos clave: estrategia, tecnología y coste.

¿Está preparada su empresa para la modernización en los puestos de trabajo?


Gerente de Soluciones de Seidor
Máster en Gestión de las Tecnologías de la Información por la Universidad Ramón Llull. 25 años de experiencia en el sector de las TIC de los cuales 15 focalizados en el desarrollo del negocio y como Gerente de Soluciones en varias organizaciones del sector informático. Actualmente Gerente de Soluciones y Responsable del área de preventa de infraestructuras de Seidor donde se llevan a cabo proyectos de Almacenamiento, Sistemas, Networking, Seguridad, software de productividad personal/colaboración, Servicios Gestionados y Consultoría Tecnológica.

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