Home » Consultoría » Gestión móvil para el viajante empresarial

Aunque el desarrollo de las comunicaciones ha hecho que muchos viajes de negocios se resuelvan hoy por videoconferencia y sin poner un pie en la calle, todavía son muchos los empleados y directivos que deben viajar continuamente como parte de sus obligaciones profesionales. Los trámites y documentación asociada a estos viajes son numerosos y deben estar perfectamente controlados: el viaje comienza con la planificación de la ruta y las reservas de vuelos y alojamiento, y finaliza con el reembolso de los gastos adelantados por el trabajador.

Como en otras áreas de la empresa, las soluciones de gestión desde la nube han facilitado enormemente la ejecución de todos estos procesos relacionados con los viajes de empresa. SAP Cloud for Travel and Expense es actualmente la herramienta más avanzada para controlar los costes asociados a los viajes, acelerar el reembolso de los gastos y, al mismo tiempo, garantizar que en todo momento se están cumpliendo las políticas corporativas, a pesar de que el empleado pueda estar a miles de kilómetros.

Entre otras posibilidades, esta gestión móvil para el viajante empresarial permite:

  • Controlar paso a paso todos los procesos: planificación previa, autorización, reservas online, registro de recibos y reembolso de gastos.
  • Consultar la política corporativa en cuanto a reservas, límites de gastos y presentación de recibos, para que el empleado pueda percibir cuanto antes el reembolso de lo adelantado.
  • Automatizar los procesos de autorizaciones y pagos a través de un sistema online de registro y envío de recibos e informes de gastos.
  • Gestionar los viajes tanto desde la web como desde smartphones y tablets.

La clave está en no tener que esperar a estar en la oficina para iniciar los trámites de devolución de los recibos o las autorizaciones solicitadas a los superiores. Con una simple aplicación en el móvil, el empleado puede ir guardando y enviando los recibos a departamento contable. El equipo financiero mejora así su visibilidad sobre los costes de los viajes y puede tomar decisiones correctivas en tiempo real en caso de que se estén superando los límites establecidos.

Esta gestión móvil acelera el reembolso del dinero adelantado –tanto en efectivo como los gastos realizados con tarjeta de crédito- y además disfruta de la completa integración con SAP ERP, lo que garantiza la fiabilidad y actualización de los datos. Ya de regreso, la herramienta permite además analizar los gastos y aplicar este conocimiento a la preparación y planificación de los próximos viajes.


Responsable soluciones tecnológicas SAP de Seidor
Ingeniero en Informática de Gestión por la Universidad Politécnica de Cataluña y con 16 años de experiencia en ámbitos tecnológicos SAP y no SAP, es actualmente el responsable del equipo focalizado en SAP Cloud for Travel and Expense, Enterprise Content Manager (OpenText), integración SAP-movilidad (SAP Gateway) y otras tecnologías SAP, así como de proyectos I+D+i en estas áreas.

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